보고서, 어떻게 써야 하나?

<세 줄 보고서> 지역사회 조직화 사업 중

(과거/사건) 1. 2026년 1월 13일, 마을회관에서 열린 주민 간담회에 목표 인원 20명 중 5명(25%)만 왔으며, 참석자 전원이 프로그램 장소를 바꿔 달라고 요구함. 

(현재/판단) 2. 이는 현재 고른 장소에 나이 많은 주민이 접근하기 어려우며, 그동안 너무 모바일 위주로 홍보했다는 사실을 시사함. 

(미래/제안) 3. 따라서 접근성이 좋은 OO경로당으로 장소를 변경하거나, 오프라인 방문 홍보를 병행하자고 제안함. 장소를 바꾸면 참석률이 50% 이상 개선되리라 예측됨.

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1. 보고서에도 '개연성'이 필요하다

 

(이야기1) 왕이 죽었다. 공주가 죽었다. 왕비가 죽었다. 

 

이 이야기에서는 세 사람이 등장한다. 이들은 시간이 흐르면서 차례대로 행동한다. 그러니까, 무슨 일이 생겼는지 보여준다. 하지만 공주와 왕비가 왜 죽는지는 안 나온다. 사건은 있는데 이유가 나오지 않는, 이런 이야기를 영어로 'story'라고 칭한다. 

 

(이야기2) 왕이 죽었다. 공주는 '아빠가 그리워서' 자살했다. 왕비는 '견디다가 병에' 걸려서 죽었다. 

 

이 이야기에도 세 사람이 등장한다. 이들은 시간이 흐르면서 차례대로 행동한다. 그리고 공주와 왕비가 '왜 죽었는지'가 나온다. 그러니까, '왕이 죽어서' 공주가 죽었고, '공주가 죽어서' 왕비가 죽었다. 사건이 나오는데 이유도 나오는, 이런 이야기를 영어로 'plot'이라고 칭한다. 

 

독자는 story를 읽으면서 '아, 왕이 죽은 다음에, 공주가 죽었고, 왕비도 죽었구나' 라고 알게 된다. 하지만 공주와 왕비가 죽은 이유를 모르니 이야기를 납득할 수 없다. 그러면서 '이야기에 개연성이 없다'고 생각한다. 

 

보통 소설이나 TV 드라마/영화에서 '개연성'은 독자가 이야기를 들으면서 '감정을 느끼게 되는 그럴 듯한 이유'를 지칭한다. 드라마를 보는데 뜬금없이 '주인공이 불치병에 걸리면' 우리는 주인공이 느끼는 슬픈 감정을 도무지 이해할 수 없게 된다. 그리고 '납득이 안 된다고 납득이!' 라고 말하게 된다. 

 

그렇다면 업무용 보고서는 어떨까? 

 

먼저, 보고서는 기본적으로 '이야기'다. 보고서는 소설이나 TV 드라마/영화와는 왠지 전혀 다른 듯하지만, 본질을 따지면 거의 같다. 예컨대, 교육 보고서에는 등장 인물(교육 받고 온 사람)이, 특정한 장소/시간 속에서(교육 장소/교육 일시), 특정한 사건을 겪는다(교육 수강). 

 

물론, 보고서는 소설이나 TV 드라마/영화와 조금 다르다. 무엇보다도 '목적'이 다른데, 소설이나 TV 드라마/영화는 이야기가 표현하는 '감정'을 시청자가 자연스럽게 납득시키려는데 반해, 보고서는 필자가 사건을 바라보며 정리한 '판단'을 독자(상급자)가 납득시키려고 한다. 

 

그런데 한국어로 그냥 '보고서는 이야기다' 라고만 말하면, 사람들이 오해하게 된다. 앞에서 살펴 보았듯, 엄밀하게 말하자면 '이야기'는 'story'와 'plot'으로 나눌 수 있는데, 보고서는 어디까지나 'story'가 아니라 'plot'이다. 그래서 보고서에 등장 인물이 나오고 사건이 벌어져도 판단과 '이유'가 나오지 않으면, 'plot'이 아니라 'story'가 되고, 독자는 사건이 진행된 과정을 '(충분히) 납득'할 수 없다. 

 

그러므로 보고서에도 '개연성(인과 관계 판단)'이 꼭 필요하다. 즉, 그냥 관찰한 사실만 나열하면 안 된다. 개별 사실을 판단/해석하고 그렇게 판단/해석한 이유를 밝혀야 한다. 그리고 사실과 사실을 이유로 연결해서 독자가 사건을 이성적으로 납득할 수 있도록 도와야 한다.

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(사례 A) '개연성' 없는 보고서 

 

대상자는 상담 과정에서 우울감을 호소하였다.
정기적인 상담 진행을 제안하였다.
이후 상담 일정 조율을 위해 연락을 시도하였다.
연락이 닿지 않았다.
이후 일정 조율이 이루어지지 않았다.
현재 상담은 중단된 상태이다.
향후 상담 재개 방안을 다각도로 검토할 필요가 있다.

 

(사례 A-1) '개연성' 문장 추가한 보고서 

 

대상자는 상담 과정에서 우울감을 호소하였다.
정기적인 상담 진행을 제안하였다.
이후 상담 일정 조율을 위해 연락을 시도하였다.
연락이 닿지 않았다.
이후 일정 조율이 이루어지지 않았다.
현재 상담은 중단된 상태이다.
[개연성 문장: 이유/근거] 이러한 경과는 상담 지속에 대한 심리적 부담 가능성을 시사한다.
향후 상담 재개 방안을 다각도로 검토할 필요가 있다.

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위 두 보고서를 읽어 보라. 첫 번째 보고서에는 사건과 판단이 있지만 '이유'가 없다. 두 번째 보고서는 첫 번째 보고서와 내용이 거의 똑같지만, 이유 문장이 추가로 삽입되었다. 그런데 문장이 딱 하나 더 들어갔을 뿐인데, 보고자가 왜 그렇게 판단했는지(향후 상담 재개 방안을 검토할 필요가 있다) 자연스럽게 납득된다. '이유'를 제시해서 '개연셩' 문제를 해결했으므로. 

 

요컨대, 보고서는 이야기다. 배경(기관 상황, 복지 환경 등) 속에서 인물(사회복지사, 클라이언트)이 행동하는 사건(사업, 클라이언트 욕구 변화)이 존재한다. 그리고 시간 속에서 논리 흐름(기승전결)이 나타난다. 다만, 보고서에서는 감정이 쏙 빠진다. 대신, 논리적 이유를 제시해서 '개연성'을 높이고 독자를 납득시킨다.

 

2. 보고서는 독자가 있다

 

"K선생님, 한 가지만 여쭈어 볼게요. 기관에서 ‘보고서’를 쓸 때, 가장 중요한 세 가지 요소가 무엇이라고 생각하세요? 간단하게 이유를 들어서 말씀해 주세요."

 

나에게 (자기-돌봄) 글쓰기 기술을 배운 중견 사회복지사(장애인복지관 팀장)에게, '보고서'에 대해서 물어 보았다. 평소 진지하게 고민하면서 성실하게 일해오셨어서, 다소 막연하게 질문해도 그동안 현장에서 축적해 오신 본인 생각을 뚜렷하게 말씀하시리라 예상했다. 

 

"내용 면에서는 '무엇을', '왜', '어떻게'. 형식 면에서는 '간결', '정확', '가독성'. 보고서는 결국 결재권자를 설득하는 자료니까, 작성자가 자기 사업에서 실행하려는 내용과 당위성이 중요하다고 생각해요. 그래서 내용에 무엇으로 왜, 어떻게 하려는지를 담아야 하고, 핵심을 간결하고 정확하게 표현해야 한다고 봅니다." 

 

역시, 금방 답하셨다. 그러면서도 본질을 딱, 짚어내신다(멋지다!). 특히, '보고서는 결국 결재권자를 설득하는 자료니까' 이 대목이 눈에 들어온다. 보통 사람들은 업무용 글쓰기를 떠올리면 '어떻게 쓸지'에만 관심을 기울이는데, '보고서가 무엇인지', 그러니까 '보고서를 왜 쓰는지'를 아셨다. 

 

'보고서'는 무엇인가? 

 

우선, 보고서는 '독자가 있다'. 그러니까 보고서를 쓸 때 '남이 읽는다'고 기본적으로 전제한다. 여기서 '남'은 누구인가? 표면적으로는 '상급자'이고, 궁극적으로는 '조직'이다. 내가 쓴 보고서를 읽는 상급자는 자유로운 개인이 아니다. 조직에 소속되어서, 조직이 추구하는 목적을 달성하려고 나와 소통중인, 조직원이다. 

 

보고서는 공동 판단 커뮤니케이션 수단이다. 즉, 보고서는 하급자인 나와 상급자인 그가 '조직' 안에서 각종 사안을 판단하려고 소통하는 도구다. 나는 하급자로서 업무를 구체적으로 실행하면서 관찰하고 판단한 결과를 알리고, 그는 상급자로서 내가 전달한 정보를 판단하고 의사를 결정하며 책임을 진다. 

 

'조직'에는 위계가 있으므로 보고서를 쓰는 내 판단은 49% 지분만 인정된다. 하급자가 아무리 확신하면서 보고서를 써도, 결국엔 결재선 상에 있는 상급자가 판단하고 하급자도 따라야 하므로 사실상 상급자가 주도권을 쥔다. 그러므로 보고서를 쓰는 사람은 언제나 상급자가 존중받는다고 느낄 수 있도록 태도를 취해야 한다.

 

3. 보고서를 명료하게 쓰는 방법 

 

K사회복지사는 보고서를 쓸 때 내용면에서  '간결', '정확', '가독성'을 취해야 한다고 말했다. 아마도 모든 사람이 이 말에 동의하리라. 맞다. 보고서는 간결하고, 정확하며, 읽기 쉽게 써야 한다. 그런데 이렇게 쓰려고 우리가 쉽게 선택하는 방법은, 오히려 정반대로 간다. 

 

언어를 압축하는 한자어. 

 

먼저 질문해 보자. 한자는 한국어인가? 그렇다. 중국인이 한자를 만들었지만, 우리가 너무 오래 썼다. 한자를 안 쓰면 의사소통이 어려워진다. 그러니 이미 한자는 한국어가 되었다고 봐야 한다. 한자도 한국어다. 

 

한자는 무엇이 좋은가? 한자를 쓰면 복잡한 추상적 개념을 간단하게 쓸 수 있다. (사실, 당연하다. 근대 문명은 일본을 통해서 아시아로 들어왔다. 특히, 한국인은 일본인이 처음 번역/사용한 한자로 거의 모든 근대 개념어를 사용했다.) 한자를 적절하게 쓰면 복잡한 개념을 짧게 표현할 수 있다. 

 

그런데 한자어를 너무 많이 쓰면 문제가 생긴다. 한자는 개념을 압축하니 간결해지지만, 압축한 말을 이해하려면 쉽게 풀어야 한다. 한자어가 너무 많으면 글을 술술술 읽지 못하고 '그러니까 이게 뭔 뜻이지?' 라고 고민하며 해독해야 한다. 짧게 고민해도 쌓이면 글을 읽을 때 답답하다. 

 

그래서 가독성을 높이려면, 너무 많이 쓴 한자를 적절하게 줄여야 한다. 대신, 곱고 쉬운 순한국어를 살려 쓰면 좋다. 예컨대, '참석헀다'라고 쓰지 말고 '왔다'라고 써도 된다. 굳이 '변경해 달라고 요청했다'라고 쓰지 말고 '바꿔달라고 요청했다'라고 써도 된다. (슬기롭게 쓰면 순한국어 표현이 한자어 표현보다 오히려 더 짧을 수도 있다.) 

 

무조건 간결하게 써야 좋다?

 

한자를 넘어서도 문제가 보인다. 문장은 '무조건 짧게 써야 좋다'는 편견. 여기에서 '포화' 개념을 말하고 싶다. '포화'란 '배가 더도 말고 덜도 말고 마침 딱 맞게 불렀다'는 뜻이다. 그러니까 '포화'는 '배고프다'와 '과식하다' 사이에 놓인다. 문장은 표현하려는 생각에 딱 맞는 길이가 있다. 그 생각이 복잡하면 문장이 길어지고, 간단하면 문장이 짧아진다. 

 

본질은 '내가 쓰는 생각이 얼마나 복잡한가?' 내지는 '내가 쓰는 글을 누가 읽는가?' 이지, '내가 얼마나 짧게 표현하는가?'가 아니다. 글감이 많이 단순하면 짧게 써도 길게 느껴질 수 있고, 글감이 많이 복잡하면 길게 써도 짧게 느껴질 수 있다. 그리고 군인에게 소총을 설명하려면 짧게 써도 되지만, 초등학생에게 국가 외교전략을 설명하려면 길게 써야 한다. 

 

사실, '간결하게 쓴다'는 말은 사실 '군더더기를 없앤다'는 뜻이다. 그런데 '군더더기'도 매우 상대적이다. 베테랑 직업 군인에게 포복 자세를 일일이 설명하면 '이미 아는/더 알 필요가 없는' 군더더기가 되지만, 이제 막 입대한 신병에게 일일이 설명하면 '거의 모르는/다 알아야 하는' 핵심 내용이 된다. 그러므로 문장을 쓸 때 내용과 독자를 봐 가면서, 적절하게 '포화'되도록 문장을 써야 한다. 

 

구체적으로 쓰자

 

마지막으로, 보고서는 추상적으로 쓰지 말고 구체적으로 써야 한다. '추상적'이라는 말은 '눈에 안 보인다'는 뜻이고 '구체적'이라는 말은 '눈에 보인다'는 뜻이다. 예컨대, '행복'은 무슨 뜻인지는 알지만 눈에는 안 보인다. 하지만 '행복'을 '웃는다'고 쓴다면? 무슨 뜻인지도 알고, 눈에도 보인다(대체로 행복하면 웃으니까).

 

보통 '숫자'를 쓰면 가장 쉽게 보고서를 구체적으로 쓸 수 있다. 즉, 날짜, 수량, 비율을 숫자로 제시하면 '눈에 안 보이는 추상적인 대상'도 '눈에 보이도록' 표시할 수 있다. 물론, 세상에는 숫자로 보여줄 수 없는 대상도 있으니 모든 내용을 숫자로 표시할 순 없다. 하지만 되도록 숫자로 표현하면, 구체적으로 글을 쓸 수 있다. 

 

다음으로 '뜻은 같지만 길이는 길게' 쓰면, '구체적'으로 쓸 수 있다. '뜻은 같지만 길이는 길게' 쓰려면, 필연적으로 지금 쓰는 대상을 하위 수준으로 낮춰서 눈에 보이도록 자세하게 쓸 수 밖에 없으니까. (복잡하게 테크닉으로 배우지 말고, 그냥 원리로 이해하자. 더 편하고 쉽다.)

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<세 줄 보고서> 지역사회 조직화 사업 중

 

(과거/사건) 1. 2026년 1월 13일, 마을회관에서 열린 주민 간담회에 목표 인원 20명 중 5명(25%)만 왔으며, 참석자 전원이 프로그램 장소를 바꿔 달라고 요구함. 

(현재/판단) 2. 이는 현재 고른 장소에 나이 많은 주민이 접근하기 어려우며, 그동안 너무 모바일 위주로 홍보했다는 사실을 시사함. 

(미래/제안) 3. 따라서 접근성이 좋은 OO경로당으로 장소를 변경하거나, 오프라인 방문 홍보를 병행하자고 제안함. 장소를 바꾸면 참석률이 50% 이상 개선되리라 예측됨.

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<세 줄 보고서 형식> 

 

1. (현재 - 구체적 사건: 관찰/변화) 2025년 5월 회의에서 제안된 A안은 추가 논의 없이 다음 안건으로 넘어갔다. 구체적으로 말하자면 ... 

 

*해설: 일단은 결과 중심으로 '객관적 수치'나 '구체적 행위'로 사건을 제시한다. 사건을 구체적으로 쓰기 위해 시간, 장소, 행위 주체를 반드시 포함한다. 혹시 사안이 복잡하다면, 그리고 분량상 가능하다면 대략적인 사건 개요 뒤에 좀 더 세밀하게 전개 과정을 기록해서 확장한다.

 

2. (과거 - 인과적 사고: 판단/해석) 이는 해당 사안이 충분히 검토되지 않았다는 사실을 보여준다. 왜냐하면... 

 

*해설: 보고서는 주관적인 인상을 주면 안 된다. 따라서 구체적인 이유와 논리적 근거를 반드시 쓴다. 단, 근거와 관련하여 객관적 수치 뿐만 아니라, 오랜 시간 축적된 현장 경험/전문성도 충분히 반영한다.

 

3. (미래 - 논리적 결론: 제안/예측) 따라서 유사한 안건에 대해서는 최소 1회 이상 검토 절차가 필요하다. 그렇게 하면... 할 것이다.  

 

*해설: 사안이 간단하다면 강력한 제안 하나와 예측만 쓴다. 하지만 사안이 복잡하다면, 그리고 분량상 가능하다면 추가적인 대안과 예측을 추가한다. 제안을 복수로 제시해야 직장 상사가 좀 더 정확하게 판단할 수 있고, 판단 권한을 존중할 수 있다. 아울러, 제안할 때는, 지나치게 단언하지 말고 신중하고 겸손하게 쓴다.

 

<세 줄 보고서 요약판> 

 

(과거) 무슨 일이 있었는가? (What?) 

(현재) 그 일은 무엇을 의미하는가? (So what?) 

(미래) 그래서 무엇을 해야 하는가? (Now what?)

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<덧붙임 #1>

 

보고서를 제출하기 전에 점검해 보면 좋을 자가 체크리스트

 

_ 보고 내용에 숫자를 포함했는가? (예: '많이' → '20% 증가')

_ '왜?' 질문에 명확하게 답했는가? (단순히 현상을 나열하지 않고 인과관계를 밝힌다)

_ 한자어를 쉬운 말로 풀어서 썼나? (예: '참석 요청' → '와 달라고 부탁했다')

_ 대안을 구체적으로 제안했나? (예: '환경 변화에 노력해야 함' → '장소를 바꾸어야 함')

_ 대안은 복수로 제안했나? (그래야 상급자를 존중/설득할 수 있다)

_ 적절한 길이로 썼나? (간단한 사안은 짧고 간단하게, 복잡한 사안은 충분히 길고 상세하게)

 

<덧붙임 #2>

 

이 글 초고를 작성한 후에, 또 다른 K사회복지사(장애인복지관 팀장)에게 원고를 보여주고 잠시 대화를 나누었다. 

 

"선생님, 글 잘 읽었어요. 사실 사회복지 현장에서 쓰는 보고서는 반복되는 내용이 많아서 큰 고민 없이 작성하는 것 같아요. 다만 일과 관련해서 상사나 특정 대상에게 논리를 설명하고, 설득할 때 큰 도움이 될 것 같습니다. 이렇게 논리를 세우고, 늘 정리하면서 일하고, 보고한다면 조직에서 일 잘하는 예쁜 직원으로 인정받을 수 있을 것 같습니다." 

 

나는 이렇게 답했다.  "맞아요. 사실 사회복지 현장에서 쓰는 보고서에는, 반복되는 내용이 많지요. 저는 세 가지 방향으로 생각해요. (1) 반복되면, 가치나 판단이 들어가지 않는가? 아뇨. 당연히 들어가죠. 전문적인 판단이. 그래서 쉽게 생각해선 안 된다고 생각해요. (2) 그러면 반복되는 글도 매번 같은 깊이, 넓이로 고민해서 각을 잡고 써야 하는가? 꼭 그렇진 않다고 생각해요. 다만 그 반복되는 글을 쓰는 사람이 매일 취하는 관점, 태도, 가치는 돌아보고 고민해야겠죠. (3) 일상적인 보고서 작성 매뉴얼을 만드려고 저 글을 쓰진 않았어요. 교육이나 훈련 목적으로 글을 썼습니다. 그러니까, 매일 반복되는 내용을 매번 깊이 쓰라는 취지가 아니라, 개념을 정확하게 이해하고 쓰자는 취지로 저 글을 썼습니다. 그러니 부디 오해하지 마시라."  

간결하면서도 풍성하게 글을 쓰는 비법: 상술(부연)

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"그대의 머릿결 같은 나무 아래로"

 

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